これだけは押させておきたい転職マニュアルシリーズ。今日は、「電話の出方」です。
キャリア相談にのる際は、ご希望の予約時間に、こちらからお知らせしている電話番号から電話をしますが、「はい↓」や「もしもし」だけ言って出る方がいらっしゃいます。え、何か問題ありますか？と思った方は続きも読んでいただければと思います。
年齢や地域性もあるのかもしれませんが、聞き取りにくかったり、不機嫌で話が進まない場合もあります。そういったことはとても小さなことですが、非常にもったいない、損をしている方が最近増えてきましたので、ここでは転職相談だけでなく、企業との対応、入社後を想定した電話上でのマナーに焦点を絞ってみたいと思います。
（この先は正しい出方は知ってるよ、当たり前にやってるよという方は読まなくて大丈夫です。）
この「電話の出方」につきましては、ビジネス上では「はい、○○です（○○は氏名）」や「お世話になってます、○○でございます」と出るのが、マナーであり常識とされています。しかしながら最近では家族からも教わることもないですし、「それくらいのことでとやかく言うのはうるさいかも」や、ウザがられたら面倒くさいなという理由で、先輩も注意すらもしないようになってきました。そのため、しっかりできる人や、教育された人は「たったそれだけで」確実に印象が良く、ボーナスポイントになってきましたので、まだできてないよ、という方は是非取り入れましょう。
１．基本的な電話マナー
２．電話を受けるときのマナー
３．電話を掛けるときのマナー
４．まとめ
１．基本的な電話マナー ５選
基本的なマナーは以下の通り。電話するときはビジネスマナーを守って話しましょう。型ができてしまえば応用はいくらでも聞きます。電話の話し方で印象の一部が決まり、そのまま面接につながりますので、基本的な電話マナーをしっかり覚えちゃいましょう。
（１）「はい、〇〇です」「お世話になっております、○○と申しますが」と氏名を名乗る
電話の第一声は「もしもし」ではなく、「はい、〇〇です」と氏名を名乗りましょう。「もしもし」は「申す申す」の略語のため、ビジネスで使うのはNG。電話を掛けるときも「もしもし」を使わず、「お世話になっております、〇〇と申しますが」と名乗りましょう。
（２）静かな場所で電話する
周囲が騒がしいと話を聞きとれないので、静かな場所で電話しましょう。また、ハンズフリーであっても車の走行中の会話は避けましょう。聞き取りにくいことが理由ですが、事故があったりすると困るなと気を遣わせます。可能な限り停車して話しましょう。
（３）なるべく聞き取りやすい声を意識して話す
相手は親ではありません。他人に時間を取ってもらっているという感謝を込めて、聞き取りやすいように口を横に開くことを意識して話し、聞き取りやすい声のトーンを意識しましょう。
（４）聞き取れないときは丁寧に聞き返す
相手の声が聞き取れないときは、「申し訳ございません、お電話が少々遠いようで、もう一度よろしいでしょうか？」と丁寧に聞き返しましょう。聞こえている振りをすると後から「言った言わない」であったり、話を聴いていない人という印象を与えます。
（５）相手が切ってから電話を切る
相手が企業の場合、話が終わったら「お忙しいなかありがとうございました、それでは失礼いたします」と挨拶し、相手が電話を切ってからこちらも切りましょう。プライベートであっても相手が目上の場合は待つのが礼儀となっています。
２．これができたらばっちり！さらに上級者マナー ５選
（１）話す内容は準備しておく
準備８割、電話の前に話すこと、聞くこと、聞かれそうなことなど準備をしましょう。転職相談であれば、転職理由や転職のきっかけ、次の仕事の希望や、志望理由、わからないことへの質問など、用件を簡潔に伝えられるようメモでまとめておきましょう。
（２）相槌をしっかりと打つ
話を聞くときは「はい」や、「そうなんですね」など相槌を入れましょう。リズムがある会話になるとリラックスしてお互いに話しやすくなります。反応がないと、機嫌が悪い、態度が悪い、やる気がない、気が利かないと思われてしまうので損をします。また相槌でも「うんうん」は目上の人には違和感がありますし、「えーえー」はギリギリセーフかもしれませんが「はいはい」のほうが無難です。いずれもクセとして出ますので、特に面接に向けて意識しておきましょう。
（３）相手が見えてないからこそ笑顔
これは高等テクニックかなと思いますが、相手が上級者年長者の場合、どういう顔で電話しているのか、どんな気持ちで話しているのかは声から多くが読み取られます。なぜかというと声質が口の形に連動しており、多くは予想できるからです。どんな表情をしているのかがわかってしまいますので、最も簡単な対策として笑顔で話すことです。「笑顔は百難隠す」やって悪いことはありません。
（４）大事なことは復唱して確認する
大事なことは聞き間違えないよう、「〇〇ですね」「〇〇でよろしいしょうか」「〇〇という認識で間違いございませんか」と復唱して確認してください。雰囲気で思い込んで、そのままボタンの掛け違いになると大変です。1-（４）にも通じますが、確実を優先しましょう。
（５）忘れないようにメモる
相手に重要感を与える技でもありますが、用件を忘れないためにも、話はメモをとりながら聞きましょう。大事なこと、気になることはメモを見ながら復唱し、間違いがないか確認してください。質問があるのはやる気がある、熱意があるアピールにもなります。
３．電話を受けるときのマナー、掛けるときのマナー
電話を受けるときは、3コール以内に取るのが基準マナーです。3コールより多くかかったときは、「お待たせいたしました」と一言添えて取りましょう。電話に出るときは「はい、〇〇です」と自分から氏名を名乗ります。
電話を掛けるときも、自分から名乗るのがマナーです。企業に電話の際は、担当者の部署名と名前をお伝えし、取次を依頼してください。担当者が電話に出たら、「お世話になります〇〇です、今お時間よろしいでしょうか？」と都合を確認してから話し始められればばっちりです。
４．まとめ
たかが電話と侮るなかれ、見えないだけに見た目以上に印象を左右する電話での対応で人柄がみらています。先にも書きましたが、上級者になると電話で表情がわかります。逆に言えばいくらやる気があっても、いくら自分がその気がなくても、ある程度の印象面の評価は無意識化でも行われています。
今回紹介したのはその基本的な対策になりますので、ぜひ習得して、損をしないように好印象をものにしましょう。
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